Näin saat viikossa aikaan sen mitä haluatkin

Kirjoittanut Jerry Hietaniemi

Se on yksi parhaista fiiliksistä, kun tuntuu siltä, että oli mahtava viikko ja työrintamalla sai aikaan ne jutut mitä oli vähintään mielessään suunnitellut tekevänsä. Toisinaan taas on viikkoja joiden päätteeksi tuntuu, että et saanut mitään aikaan, mutta silti on puhti poissa. Todellisuudessa varmasti sait taas paljon aikaan, sillä kaikkien meidän (työ)päivissä on valtavasti juttuja, jotka menevät kategoriaan "epämääräiset, mutta pakko tehdä", mutta eivät tuo konkreettista tunnetta aikaansaamisesta. Viikko on keksitty ajan määre ja päivien lukumääränsä osalta varsin lyhyt ajanjakso, mutta kaikille universaalina käsitteenä se luonnollisesti ajaa meitä helpolla hyvä viikko / huono viikko -ajatteluun.

Aikaa on viikossa vähän, muuttuvia tekijöitä paljon ja odotukset korkealla. Viikkoihin suhtautumista, armollisuutta ja tavoitteiden saavuttamista helpottaa viikkosuunnitelma, -ja tavoitteet. Yksi parhaista asioista viikkosuunnittelussa on toteutumisesta riippumatta se, että mennyt viikko ei tunnu niin epämääräiseltä, vaan muistat paremmin päivien arvokkaat sisällöt, jolloin on helpompi olla kiitollinen pienistäkin asioista. Pienet asiat, jotka lisäävät kiitollisuuden tunnetta yliajavat tekemättömistä asioista nousevan ahdistuksen.

Seuraavaksi pari vinkkiä viikkosuunnitelman tekemiseen:    

1. Suunnittele viikko sunnuntaina paperille

Sunnuntaina et välttämättä halua liikaa ajatella tulevaa (työ)viikkoa, mutta lyhyt tulevaa viikkoa koskeva suunniteluhetki saattaa jopa helpottaa sunnuntaista nauttimista. Olen huomannut, että jos käytän sunnuntaina 30 minuuttia tulevan viikon suunnitteluun, on helpompi keskittyä rentoutumiseen, lepäämiseen ja muihin asioihin kuin työasiat on siirretty pois mielestä. Suunnitelutuokion avulla laitan tulevan viikon oleellisimmat jutut järjestykseen ja usein teen maanantain tehtävälistan prioriteetteineen valmiiksi. Näin saan päässä pyörivät jutut puristettua paperille ja tiedän mistä aloitan huomenna, kun starttaan työviikon, joten nyt voin levollisin mielin keskittyä ottamaan rennosti.   



2. Aseta tavoitteet

Viikko on lyhyt aika, joten älä ahnehdi ja kuvittele, että voit tehdä kaiken. Ota mieluummin itsellesi yksi päätavoite, jonka aiot ainakin saavuttaa. Sehän on vain kivaa jos saat muitakin juttuja maaliin, mutta älä vaadi sitä itseltäsi ennakkoon. Viikkosuunnittelun tavoite ei ole tunkea kalenteria täyteen ohjelmaa, jotta tuntisi itsensä tärkeäksi. Viikkosuunnittelun tavoite on huolehtia siitä, että tärkeät jutut tulee tehtyä ja aikaa jää esimerkiksi myös muulle elämälle kuin työ.

Aseta päätavoitteen rinnalle muutama oheistavoite, jotka tukevat päätavoitteen saavuttamista. Esimerkiksi itselläni on tällä viikolla päätavoitteena kirjoittaa painonhallintaa koskevan verkkokurssin minätietoisuudesta kertovan osuuden käsikirjoitus - ja sivutavoitteekseni asetin yhden itsetuntemuksesta kertovan blogitekstin kirjoittamisen, joka jäi roikkumaan menneeltä viikolta. Tai kuten ylläolevassa kuvassa, jos tavoitteena on suorituskyvyn optimointi tulevan viikon tärkeisiin treeneihin, niin esimerkiksi riittävä uni ja palautuminen tukee päätavoitetta.


3. Muuta tavoite toimenpiteiksi 

Tavoite on helpompi määritellä, kun tietää oman lähtötilanteensa, ja lähtötilanteesta tavoitteeseen puolestaan pääsee toistamalla toimenpiteitä, jotka vievät kohti tavoitetta. Eli kun tiedät lähtötilanteesi ja tavoitteesi, niin määrittele rutiinit joiden avulla saavutat tavoitteesi. Esimerkin kuvassa on hyvin kirjoitettu auki aikainen nukkumaanmeno, jonka rutiininomainen vaaliminen on tärkeää jos haluaa pitää kiinni riittävästä unesta ja palautumisesta. Vaikka paperilla asia voi kuulostaa naurettavan yksinkertaiselta itsestäänselvyydeltä, niin käytännössähän se (kuten aikaisin sänkyyn hyppääminen) ei ole ihan niin simppeliä. Lisäät aina todennäköisyyksiäsi onnistua, kun kirjoitat jonkin asian paperille selkeästi ja konkreettisesti.  


4. Pura viikkotavoitteita palasiksi päivittäisellä tasolla 

Kun olet suunnitellut viikon, niin konkretiaanhan se siirretään tulevien päivien aikana. Starttaa päivä tsekkaamalla viikkosuunnitelma ja viikon tavoitteet ja mieti yksi konkreettinen tavoite tälle päivälle, joka vie sinut kohti viikkotavoitetta. Tämän lisäksi tee päivästäsi tehtävälista, jossa priorisoit asioiden tärkeysjärjestyksen ja/tai laitat asiat järjestykseen kiireellisyyden osalta. Itse numeroin asiat tärkeytensä osalta 1-3 (1 = ei niin tärkeä, 3 = erittäin tärkeä) ja määrittelen asioille kiireellisyyden (1 = ei niin kiireellinen, 3 = hyvin kiireellinen). Koko rutiiniin menee yhden aamukahvin verran aikaa ja kun marssin kotiovesta ulos, niin tiedän minkä asian kimppuun pureudun ensimmäiseksi. 

5. Kirjaa edistymistäsi ylös (erittäin tärkeä)

Mistä tiedät viikon päätteeksi, että pääsit tavoitteeseen? Varmasti osan saavutuksista huomasit niiden konkreettisuuden ansiosta, mutta kaikkea et. Jos itse saan tämän viikon aikana suunnitelmani mukaisen käsikirjoituksen valmiiksi, niin tiedän saavuttaneeni päätavoitteeni. Mutta tiedän myös sen, että sain monia muitakin hyviä asioita aikaan viikon aikana, jotka saattaa unohtua jos niistä ei jää mitään jälkeä mihinkään. Tämän vuoksi kirjaan päivittäin ylös juttuja, jotka valmistui tärkeimpien juttujen oheistuotteina ja joista voisi olla jotain hyötyä muissa projekteissa. Pyrin aina noudattamaan ystävältäni Riku Aallolta kuulemaani ajatusta "mieti aina missä kymmenessä muussa jutussa voit hyödyntää sitä mitä teet juuri nyt". 

Kaksi muuta tärkeää syytä asioiden ylös kirjaamiseksi on tunne kiitollisuudesta, joka on kaiken progression perusta sekä se, että voin muistiinpanoistani kaivaa syyt miksi en saavuttanut tavoitteitani. Jos olen viikon päätteeksi siinä tilanteessa, että en saavuttanut sunnuntaina asettamaani päätavoitte niin haluan tietää, että miksi? 

6. Suunnitelmallisuus tuo enemmän vapautta kuin kaaos

Kun kerron ystävilleni rutiinistani suunnitella viikko ja seurata edistymistä, niin kuulen usein kauhistelua siitä kuinka se vie vapauden ja spontaaniuden. Itse olen kuitenkin täysin päinvastaista mieltä. Viikkosuunnitelma, seuranta ja viikkokoonti ovat minulle lähes automaattisia rutiineja joihin menee viikossa yhteensä korkeintaan kolme tuntia aikaa. Samalla suunnitelmallisuus vähentää huomattavasti epämääräistä säätämistä ja ihmettelemistä, johon kuluisi ihan turhaan energiaa sekä aikaa useita tunteja viikossa. Kun työasiat kuormittaa vähemmän kognitiivista kapasiteettia, jää enemmän aikaa ja voimavaroja muille asioille, kuten vapaa-ajasta nauttimiselle, joka on aina kuin rahaa laittaisi pankkiin. 

Kuten jo aluksi mainitsin, viikkosuunnitelman tavoite ei ole ahtaa kalenteria täyteen, vaan pysähtyä hetkeksi miettimään, että mihin kannattaa tällä viikolla keskittyä ja miten. Lataa alta Voittavien tapojen pohja viikkosuunnitelmaan ja testaa miten se sinulla toimii. 

Document

Tapahtui virhe. Yritä uudelleen.

Lomake on lähetetty sähköpostiisi.